Baas over jouw mailbox!

Jouw mailbox is de to-do lijst van de verzender. In veel gevallen kun je zelfs spreken ware “e-mailterrreur”. Hieronder vind je tips waardoor jij weer de baas over jouw mailbox wordt.

Veel mensen leiden daardoor aan infobesitas met alle gevolgen voor welzijn en gezondheid.
Het checken en verwerken van de mail maakt in veel gevallen onderdeel uit van ons dagelijks leven zowel op het werk als thuis. Vormt het voor jou een bron van stress door het constante gevoel van achterstand?

Check en beantwoord je e-mail op vaste, ingeplande tijden
Plan iedere dag in jouw agenda twee momenten om jouw mailbox(en) te checken. Eén moment aan het begin, en één aan het einde van de dag van maximaal 20 minuten. Deze tijd gebruik je om jouw mails te beoordelen en te ordenen. Het is niet de bedoeling dat je deze tijd gebruikt om met de inhoud van de mails aan de slag te gaan! Dit zal in het begin vreemd voelen maar je zult merken dat dit enorm veel rust en overzicht zal geven. Je moet daarvoor wel onderstaande tips ook toepassen!

Beslis wat je met je mail moet doen
Wanneer het ingeplande moment daar is om jouw mail te checken, loop je de mails één voor één  door. Je opent iedere mail één keer en je werkt van beneden naar boven. Houdt hierbij de 2 minutenregel aan: wanneer je een mail binnen 2 minuten kan beantwoorden, doe je dat. Heb je meer dan 2 minuten nodig? Maak dan van de mail een taak en deze taak plan je in jouw agenda in.

Ga op mail-dieet!
Meld je af voor mails en nieuwsbrieven die je vaak ontvangt maar toch nooit leest. Je kunt hiervoor de afmeldlink gebruiken of je regelt het zelf in Outlook:

• Klik in het overzicht met mails met de rechtermuisknop op een mail van de afzender die u wilt blokkeren.
• Klik op Ongewenste mail >Afzender blokkeren.
• Klik op Ok.
  Mails van deze afzender komen nu automatisch in het postvak ‘Ongewenste e-mail’ terecht.

Geef je e-mails een duidelijke titel mee in de onderwerp regel
Hierdoor vind je gemakkelijker verzonden mails en reacties daarop terug.

Maak mappen aan in jouw inbox
Geef elke map een duidelijk naam zodat je de mails die je wilt nalezen en/of bewaren, makkelijk kunt terugvinden. Gebruik eventueel e-mail filters om inkomende berichten automatisch in de juiste map te plaatsen. Je kunt dit ook handmatig doen, door de ingekomen mail naar de betreffende map te “slepen”.

Maak onderscheid in mails direct aan jou gericht en mails waarin je ge-cced bent
Hoe laat je nu een cc-mail in een andere kleur binnenkomen:

• Ga naar beeld en kies Weergave instellingen
• Kies Voorwaardelijke opmaak en kies Toevoegen
• Geef de regel een naam “cc-mail” en klik op Lettertype. Kies een opvallende kleur en dan OK
• Klik op Voorwaarde
• Zet een vinkje bij Ik ben en kies in dropdown Een van meerdere personen in cc en klik op OK

Wil jij weten hoe het met jouw organiserende vaardigheden is gesteld? Doe dan eens hier de check!

Met opgewekte organizing groet,
Sue Titulaer